المدد كما في الفصل 5.4
| الحالة | المدة |
|---|---|
| خاضع للضريبة | 5 سنوات بعد الفترة الضريبية التي تخصّها السجلات |
| غير الخاضعين للضريبة (مثلاً غير مسجّل يصدر فواتير تجارية) | 5 سنوات من نهاية السنة الميلادية التي أُنشئ فيها المستند |
| السجلات العقارية | 7 سنوات من نهاية السنة الميلادية التي أُنشئ فيها المستند |
| نزاع مع الهيئة، أو تدقيق جارٍ، أو إخطار بنيّة التدقيق | 4 سنوات إضافية |
| إفصاح طوعي مقدَّم في السنة الخامسة | سنة إضافية من تاريخ تقديمه |
المرجع القانوني المادة 3(1) من اللائحة التنفيذية لقانون الإجراءات الضريبية (قرار مجلس الوزراء 74 لسنة 2023). ليست مدداً جديدة؛ الجديد أن الفاتورة الإلكترونية وبياناتها صارت جزءاً مما يُحتفظ به.
«داخل الدولة» — التفسير الرسمي
المادة 11 من القرار 243 لسنة 2025: على الشخص الخاضع للمنظومة «تخزين الفواتير الإلكترونية والإشعارات الدائنة الإلكترونية وأي بيانات مرتبطة داخل الدولة» وفق مدد قانون الإجراءات الضريبية. القراءة الحرفية أقلقت من يستخدم سحابة عالمية أو مزوّداً بخوادم خارج الإمارات. الإرشادات 1.1 وضعت ثلاثة شروط تُعدّ المنشأة بها ملتزمة:
- السجلات وبياناتها محفوظة في نظام إلكتروني يحفظ سلامتها ويضمن احتفاظاً آمناً.
- بنية التخزين — «سواء داخل الدولة أو خارجها» — تمكّن المكلّف من تقديم السجلات فوراً عند الطلب.
- الهيئة تقدر استرجاع السجلات وإعادة إنتاجها كاملة ومقروءة.
وبالنص: «القصد السياساتي من المادة 11 هو ضمان بقاء الفواتير والإشعارات والبيانات اللازمة للتحقق منها متاحة وقابلة للاسترجاع والتحقق من الهيئة طوال مدة الاحتفاظ… بصرف النظر عن الموقع الجغرافي للخوادم أو قواعد البيانات أو الحلول السحابية».
ما هي «البيانات المرتبطة»؟
الإرشادات ضيّقتها عمداً: «تشير فقط إلى المعلومات المطلوبة لدعم سلامة الفاتورة الإلكترونية وأصالتها وقابليتها للتدقيق»، ولا تمتد إلى مستندات الأعمال العامة أو المعلومات التجارية الملحقة إلا إذا كانت مطلوبة لتأكيد اكتمال سجل الفاتورة ودقته. عملياً: ملف XML نفسه، التأكيدات الإلكترونية من المزوّدين والهيئة، معرّف UUID، وسجل الإرسال والاستلام. لا تحتاج أرشفة كل بريد إلكتروني تفاوضت به على السعر.
ما تكتبه في عقد المزوّد
- مدة الاحتفاظ: 5 سنوات على الأقل (7 إن كنت في العقارات)، مع تمديد تلقائي بطلبك عند التدقيق. كثير من المزوّدين يعرض «أرشفة» كباقة مدفوعة منفصلة — اعرف تكلفة السنة السادسة قبل التوقيع.
- التصدير عند الخروج: حقّك في تنزيل كل فواتيرك وتأكيداتها بصيغتها الأصلية XML خلال مدة محدّدة عند إنهاء العقد، بلا رسوم. من لا يعطيك هذا يعطّل انتقالك لمزوّد آخر.
- موقع البيانات: اطلب أن يُكتب أين تُستضاف نسختك الأساسية والاحتياطية، ومن هو مزوّد السحابة. مسموح خارج الدولة بالشروط أعلاه، لكن يجب أن تعرف.
- زمن الاسترجاع: «فوراً عند الطلب» في الإرشادات؛ اجعلها ساعات لا أياماً في العقد.